効率的な仕事の進め方①

働き方改革は、生産性向上なくしてはなりたたない。では生産性はどのようにして上げていけばよいのか。まずは仕事そのものを見直すところから始めてみよう。業務改善の視点を5つのYに整理してみた。

Y1.(やめよう)その仕事は本当に必要だろうか。作った資料は本当に活用されているのだろうか。多くの場合、仕事には上司やクライアントなど依頼者がいる。その依頼者と交渉してやめられないか、ボリュームを減らせないかを打診しよう。この際、その会議も止めるか、早めに切り上げませんか。 

Y2.(やり方を真似よう)職場には、必ずといっていいほど、仕事の速い人、容量のよい人がいる。そのような人のやり方を真似よう。その人に協力を仰ぎ、効率のよい仕事のやり方を真似やすいレベルにまで具体化、細分化しよう。高級レストランでその都度、ご馳走してあげても人生におつりが来そうだ。

Y3.(やる人を変えよう)苦手な人にやらせることは非効率極まりない。メンバーの得意、不得意項目を洗い出して得意な人にやってもらおう。貴方には得意なことがない?努力して一つは得意なものを創ろう、プライドをかけて。

Y4.(やり方を変えよう)やる順番を変えてみよう、一か月分まとめて、もしくは毎日少しづつやってみよう。パソコンで自動計算できないかな、アウトソーシングしてもっとやるべき仕事に集中してみてはどうだろう。時間が作れれば仕事もプライベートも充実するよ。もっと知恵をだそう。

Y5.(やった資料を再活用しよう)以前作った資料を再活用しよう。フォーマット化しておけないかな。宛先だけ変えるようにパターン化出来ないか。とにかく一から作ることはやめよう。もちろん、それらを直ぐに取り出せるように整理整頓しておくことは言うまでもない。

これらを考えて、実践するだけでも相当、生産性は上がるはず。なぜならばすでに数多くのビジネスパーソンで実証済だからである。