3R戦略③

意識、行動習慣のリセットの次は、仕事のリセットである。即ち、業務や資料・データの再検討である。多くの企業で取り組んだ業務改革の一例を取り上げてみることにする。まずは業務の棚卸であるが、事務と現場・営業など職種によってやり方は異なる。事務の場合は、業務を大中小項目に分類し、各々、処理頻度(年次・月次・週間・毎日)、時間などを記入してもらう。通常1ケ月程採ってもらう。製造など現場の場合は、別の者がビデオを用いて動作を観察しながら作業時間データを採っていく。さらに営業は、その両者の併用型とした。事務同様に自己申告をさせる一方で、営業同行により正確に時間データをとった。こうして採取したデータを分析し、一つ一つ価値を検証していく。

その視点は、①その業務や作業をやめてもよいか(その顧客の訪問、現場の段取り作業は本当に必要であったか) ②一部、止められないか(過剰品質の仕事はないか) ③やり方を変えられないか(得意な人にやらせる、アウトソーシングする、少しづつ処理する、ためてから処理する) ④順番を変えられないか(優先順位を変える、納期を変更してもらう)などである。また、書類についても同様である。書類は、依頼者(クライアントなどの社外の者、上司などの社内の者)がいるので彼らと交渉し、本当にそれだけの時間・費用をかけてやる価値があるかどうか、お互いに書類の価値を分析をしていく。費用対効果である。最後にこのような改革には目標が欠かせない、半分くらい仕事や工数をカットするつもりでやると丁度いい。